上次修打印机换的硒鼓，怎么才俩月又要换？

维修时说用了3米网线，账单里却算5米，到底谁对？

IT服务商给企业做设备维修时，最容易因耗材使用问题有冲突——维修用了什么耗材、用了多少、花了多少钱，全靠口头说或随手记，事后对账缺凭证、查记录没依据，企业觉得数据有误，服务商觉得憋屈，原本顺畅的合作，常卡在耗材使用不明确这道坎上。

其实，解决问题的核心是用一套能够将报修、耗材使用实时记录的耗材管理系统，让每一笔耗材使用都能有记录、可追溯、算得清，彻底告别传统耗材管理的混乱模式。

一、传统耗材管理，最磨人的3个痛点

1、耗材无记录，对账靠猜

维修换硒鼓、用网线，工程师经常随手记或不记，事后漏记型号、用量记错。月底对账服务商拿不出依据，只能扯皮，要么少收钱，要么企业认账，双方都不痛快。

2、用量没谱，企业疑多算

打印机频繁卡纸，服务商维修3次均称更换配件却无使用明细记录，月底账单耗材费多200元，企业疑被多算、服务商拿不出明细，信任度骤降。

3、库存不清，维修常白跑

服务商对备件库管理混乱，经常到现场缺耗材得折返、要么带多了，增加成本。企业询问“下次修能不能直接换配件”，服务商答不上库存，显得不专业。

二、解决方案：耗材管理系统如何终结这些麻烦？

一套好用的耗材管理系统，不是简单的记流水账，而是能和报修、维修全流程绑定，让耗材消耗“跟着工单走、自动留记录”，核心靠这三大功能落地：

1、报修联动耗材：维修前“查库存、备对货”

• 耗材管理系统能够为耗材生成一物一码，扫码领用。并且可以为耗材设置阈值，一旦达到阈值会自动提醒管理人员进行采购，避免耗材领用为0的情况。

• 企业在报修后，工程师可以根据报修故障问题，及时进行是否需要耗材的判断，在线上耗材库进行耗材库存查询。

• 耗材库中可以查看耗材的库存量，技术人员可以现在进行申领，审批过后带着耗材去维修。

• 耗材使用和报修工单关联，所有的报修如有使用耗材会在工单维修记录中体现。

2、维修时自动记录：耗材用了啥，明细全留痕

• 工程员在维修完成后，在耗材管理系统维修记录页面可以及时添加维修内容（耗材使用原因）及耗材使用明细（耗材名称、规格、单价、用量、自动计算金额）；

• 在耗材管理系统维修记录中还能上传耗材更换、使用后的旧件照片等，耗材管理系统能自动为上传图片进行防作假水印记录（定位+时间），作为凭证真实有效。

• 维修完成后，耗材管理系统支持企业在线确认维修结果及耗材，无误签字提交。维修记录明细会自动同步耗材管理系统云端储存，企业和服务商可随时对耗材使用进行数据追溯，不用再凭记忆对账。

3、数据归档与对账：月底算账，10分钟搞定

• 耗材管理系统会自动生成维修耗材量统计，能够按企业、按工单、按有/无偿分类，明确的看到企业应付的耗材费用；

• 企业可在耗材管理系统耗材报告中在线核对每一笔耗材使用明细，点击工单就能看到对应的维修记录、耗材照片，确认无误后直接签字确认；

• 服务商也能通过耗材管理系统统计耗材用量排行，为耗材采购计划做充分的数据支撑，既提升服务体验，也降低成本。

三、不止对账：耗材管理系统还能带来这些价值

1、耗材管理系统对企业：花钱明明白白，信任更稳固

• 耗材管理系统让每一笔耗材消耗都有明细、有凭证，不用担心被多算、被虚报的情况

• 耗材管理系统能随时在线查询“耗材高用量”，可优化后续设备维护计划、耗材采购计划及设备使用习惯。

2、耗材管理系统对IT服务商：效率提升，口碑更好

• 耗材管理系统自动统计耗材使用明细，不用再花人力及时间整理耗材使用记录、反复和企业对账，人力成本降低30%；

• 耗材管理系统靠透明化的耗材管理树立专业形象，比同行更有竞争力，企业续约率自然更高；

• 通过耗材管理系统掌握耗材库存，避免多备积压、少备误事，库存成本也能省一笔。

IT服务商和企业的合作，细节决定成败。很多时候，不是技术不够好、服务不够用心，而是卡在“耗材没记录、对账说不清”这些小事上，慢慢消耗信任。

对IT服务商来说，一套耗材管理系统不只是记账工具，更是信任催化剂——让每一笔耗材消耗都透明可查，企业放心，自己省心，原本容易扯皮的糊涂账，也能变成促进合作的明白账。